Apesar das diferenças entre os eventos, a estrutura de organização costuma ser semelhante. A Liga, formada por graduandos, ex-graduandos e ex-membros de atléticas, é responsável pela organização geral do evento, incluindo áreas financeira, esportiva, de festas, mídias e marketing. As COs (Comissões Organizadoras), nomes variam de acordo com cada torneio, são formadas por membros ativos das atléticas, que representam suas entidades e participam das discussões e decisões junto às demais faculdades e à Liga. Alguns eventos contam também com empresas parceiras, que apoiam a Liga nas competições, na estrutura esportiva, na produção das festas e na negociação com as cidades-sede. Por fim, os GTs (Grupos de Trabalho) são criados pontualmente e reúnem COs para tarefas específicas, como definir a cidade-sede, elaborar os produtos do evento ou escolher as atrações das festas.
“Com o tempo, a agência foi se segmentando. O que antes era feito por uma ou duas pessoas em um atendimento geral passou a ser distribuído entre várias, porque os jogos começaram a exigir uma estrutura mais especializada. A empresa precisa de alguém responsável pelo financeiro, alguém pelo sociocultural, alguém pela produção. Todo o processo leva, em média, seis ou sete meses. Cada setor do evento passa a ter um profissional dedicado, desde o planejamento até a execução. E, durante o evento, a Criativa não cuida apenas das festas: também atua como apoio ao esportivo, na liberação da cidade, na contratação de equipes, na busca por formas de baratear custos, nos alojamentos, acabamos participando um pouco de tudo”, comenta Santos.
